Transparenzregister: Mitteilungspflichten von Unternehmen – Ablauf von Übergangsfristen
Durch Inkrafttreten des Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz (TraFinG) am 01. August 2021 ist das Transparenzregister, das dem Bundesverwaltungsamt unterstellt ist und bereits seit dem Jahr 2017 als eine Art Auffangregister existiert, durch den Wegfall der sogenannten „Mitteilungsfiktion“ zum Vollregister geworden.
Im elektronischen Transparenzregister sind die Eigentümerstrukturen, d.h. die wirtschaftlich Berechtigten bestimmter Vereinigungen verzeichnet. Weitere Informationen zum Transparenzregister sind auf der offiziellen Internetseite des Transparenzregisters zu finden.
Die Neuregelungen im GwG haben vor allem für Unternehmen sehr praxisrelevante Auswirkungen, da diese nun verschiedene Prüf- und Mitteilungspflichten gegenüber dem Transparenzregister erfüllen müssen. Hierfür hat der Gesetzgeber aber – zumindest teilweise – Übergangsfristen vorgesehen, die allerdings im spätesten Fall mit Ablauf des 31. Dezember 2022 enden.
Es empfiehlt sich daher für alle Unternehmen, zu prüfen und zu verifizieren, ob sie betreffend konkreter Handlungsbedarf besteht, da bei Zuwiderhandlungen empfindliche Sanktionen (dazu nachfolgend) drohen können.
Vor diesem Hintergrund sollen nachfolgend die praxisrelevanten Gesetzesänderungen kurz zusammengefasst werden, um einen allgemeinen Überblick über die Handlungspflichten zu erhalten.
1. Wegfall der sogenannten Mitteilungsfiktion
Neue Pflicht zur Mitteilung des/der „wirtschaftlich Berechtigte(n)“
a. Prüfung und Mitteilung
Der Gesetzgeber hat die bis zum 31. Juli 2021 geltende sogenannte „Mitteilungsfiktion“ abgeschafft (§ 20 Abs. 2 GwG a.F.). Danach waren Vereinigungen, bei denen sich Daten zu deren wirtschaftlich Berechtigten aus einem anderen Register (wie etwa dem Handelsregister) ergaben, nicht zu einer gesonderten Mitteilung an das Transparenzregister verpflichtet. Hiervon haben bisher beispielsweise viele GmbHs profitiert, bei denen sich die Daten zu deren wirtschaftlich Berechtigten aus dem elektronisch abrufbaren Handelsregister, insbesondere einer dort hinterlegten Gesellschafterliste ergaben.
Mit der Gesetzesänderung wurde diese Fiktion nun vollumfänglich gestrichen. Dadurch sind jetzt im Grundsatz alle Vereinigungen im Sinne von § 20 GwG (d.h. alle juristischen Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften wie bspw. die Kommanditgesellschaft oder die Offenen Handelsgesellschaft) sowie bestimmte weitere Rechtsgestaltungen von Vereinigungen im Sinne von § 21 GwG (wie etwa Trusts) verpflichtet, ihre wirtschaftlich Berechtigten korrekt zu ermitteln und ohne gesonderte Aufforderung dem Transparenzregister zur Eintragung mitzuteilen.
Der oder die sogenannten wirtschaftlich Berechtigten – dies können nur natürliche Personen sein – sind für den gesamten Zeitraum seit dem 01. Oktober 2017 lückenlos unter Angabe ihrer vollständigen Daten mitzuteilen. Hierzu zählen deren Namen, Geburtsdaten, Wohnorte und alle (!) Staatsangehörigkeiten. Zusätzlich sind Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses anzugeben.
b. Ausnahmen für bestimmte Vereinigungen
Besonderheiten gelten vor allem sowohl für die Außen-GbR als auch den rechtsfähigen Verein.
Für die Außen-GbR als derzeit (noch) nicht eingetragene Personengesellschaft besteht zum jetzigen Zeitpunkt keine Mitteilungspflicht zum Transparenzregister. Durch das Gesetz zur Modernisierung des Personengesellschaftsrechts (MoPeG) wird zum 01. Januar 2024 allerdings ein neues GbR-Gesellschaftsregister eingeführt, wodurch die GbR erstmals, im Falle ihrer Eintragung, zu einer eingetragenen Personengesellschaft wird.
Beim rechtsfähigen Verein müssen zwar auch wie bei anderen Juristischen Personen des Privatrechts wirtschaftlich Berechtigte im Transparenzregister eingetragen werden. Jedoch greift hier (zumindest in bestimmten Fällen) eine Erleichterung in Form einer sogenannten Meldefiktion (§ 20a GwG). Ohne dass es einer gesonderten Mitteilung bedarf, übernimmt das Transparenzregister spätestens ab dem 01. Januar 2023 die Eintragungen aus dem Vereinsregister und führt dies danach anlassbezogen weiter. Als wirtschaftlich Berechtigte des Vereins werden die Mitglieder des Vorstands eingetragen. Doch auch hier gibt es Konstellationen, in denen der Verein trotz der grundsätzlichen Erleichterung zu selbständigen Mitteilungen an das Transparenzregister verpflichtet bleibt. Dies ist wiederum in jedem Einzelfall zu prüfen.
c. Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten
Wirtschaftlich Berechtigte sind nach den Regelungen in § 3 Abs. 2 GwG für Juristische Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften im Grundsatz alle natürlichen Personen, die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 % der Kapitalanteile halten, mehr als 25 % der Stimmrechte kontrollieren oder auf vergleichbare Weise Kontrolle ausüben.
Wer jedoch als wirtschaftlich Berechtigter im Sinne des GwG gilt, ist konkret auf den Einzelfall bezogen zu ermitteln. Denn bei einigen Konstellationen (wie etwa bei mehrstufigen Beteiligungsstrukturen oder Treuhandvereinbarungen) sind Besonderheiten zu beachten und die Prüfung kann sehr komplex sein.
Bei rechtsfähigen Stiftungen und anderen Rechtsgestaltungen, bei denen treuhänderisch Vermögen verwaltet wird, gelten wiederum abweichende Grundsätze (§ 3 Abs. 3 GwG).
Beispiel: bei einer GmbH mit zwei Gesellschaftern (natürliche Personen) sind im „Normalfall“ diese beiden natürlichen Personen als Gesellschafter je zu 50% auf Basis ihrer Anteile an der Gesellschaft wirtschaftlich Berechtigte der GmbH. Etwas anderes kann sich aber etwa dann ergeben, wenn beispielsweise einer der Gesellschafter einen Treuhandvertrag geschlossen hat oder aber eine Stimmrechtsvereinbarung geschlossen wurde.
Sofern nach den Grundsätzen des GwG kein wirtschaftlich Berechtigter ermittelt werden kann, ist dem Transparenzregister der sogenannte „fiktive wirtschaftlich Berechtigte“ (§ 3 Abs. 2 Satz 5 GwG) mitzuteilen. Dies können je nach Konstellation der gesetzliche Vertreter, der geschäftsführende Gesellschafter oder der Partner des Vertragspartners sein.
2. Verschiedene Übergangsfristen zur Mitteilung
Der Gesetzgeber hat für die Mitteilung verschiedene Übergangsfristen im Gesetz festgelegt, bis zu deren Ablauf eine Meldung an das Transparenzregister erfolgt sein muss.
Wichtig zu beachten ist hierbei aber, dass diese Übergangsfristen nur für solche Gesellschaften gelten, die bis zum 31.07.2021 von der früheren gesetzlichen Mitteilungsfiktion profitiert haben.
Folgende Übergangsfristen gelten danach:
->für die Aktiengesellschaft, Kommanditgesellschaft auf Aktien, SE: 31. März 2022;
->für die Gesellschaft mit beschränkter Haftung, Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt), Genossenschaft, Europäische Genossenschaft, Partnerschaft: 30. Juni 2022;
->für alle anderen Fälle: bis einschließlich zum 31. Dezember 2022.
3. Laufende Aktualisierung und mögliche Folgen bei Verstößen
Unternehmen sind daneben verpflichtet, etwaige Änderungen der Personen der wirtschaftlich Berechtigten oder aber auch nur ihrer Daten zu prüfen und dem Transparenzregister zur Meldung mitzuteilen.
Bei Verstößen gegen die gesetzlichen Mitteilungspflichten müssen Gesellschaften mit Sanktionen rechnen. Verstöße gegen die Transparenzpflichten können gem. § 56 Abs. 1 Satz 1 Nrn. 54 ff. GwG Ordnungswidrigkeiten darstellen und mit teilweise empfindlichen Bußgeldern vom Bundesverwaltungsamt geahndet werden.
